Information om GDPR (General Data Protection Regulation)

Behandling av personuppgifter
Från och med den 25 maj 2018 gäller den europeiska dataskyddsförordningen kallad GDPR. Ett syfte med förordningen är att stärka den enskildes integritetsskydd. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att ha ett medlemsregister och en lägenhetsförteckning. Utöver dessa hanterar föreningen även vissa andra personuppgifter.

Nedan redogörs för föreningens hantering av personuppgifter.

Våra register
Medlemsregistret
 är offentligt vilket innebär att vem som helst har rätt att se vilka som är medlemmar i föreningen och ta del av förteckningen. Medlemsregistret innehåller uppgifter om föreningens medlemmar, det vill säga namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel. Medlemsregistret innehåller bara aktuella uppgifter. Uppgifter om tidigare medlemmar rensas bort.

Lägenhetsförteckningen innehåller varje bostadsrättslägenhets historia och är inte offentlig. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:

·                  Bostadsrättslägenhetens beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen.

·                  Datum för registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen och den ursprungliga insatsen.

·                  Bostadsrättshavarnas namn.

·                  Vid överlåtelse (försäljning) av bostadsrätten ska en kopia av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen.

·                  Uppgift om pantsättning av en bostadsrätt som meddelas föreningen ska antecknas i lägenhetsförteckningen. 

·                  Uppgift som ändras i förteckningen, ska genast antecknas. 

·                  Övergång av bostadsrätt till annan (till exempel vid gåva, arv) ska antecknas. 

·                  I Brf Verkstadens lägenhetsförteckning finns också uppgifter om andrahandsupplåtelser, hyresgäster och hyror.

Endast de nuvarande bostadsrättshavarna själva har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den egna lägenheten. Därutöver har styrelsen tillgång till lägenhetsförteckningen.

Förteckningar för föreningens garageplatser och kö till garageplats: Föreningen har ett garageregister som är baserat på medlemsregistret. Det innehåller telefonnummer, e-postadresser och garageplatser, och eventuellt laddplatsnummerFöreningen har också ett register som innehåller de köande till garaget med anmälningsdatum, köplats, lägenhetsnummer, namn, e-postadress och telefonnummer. Dessa två förteckningar är inte tillgängliga för föreningens medlemmar.

Adressregister för adressering av styrelsens medlemsinformation baserat på medlemsregistret. I adressregistret finns e-postuppgifter och telefonnummer till de medlemmar som anmält att man vill ha utskick av medlemsinformation från styrelsen. Adressregistret är inte offentligt.

Samarbeten med andra aktörer
För att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden måste vi i vissa fall ta hjälp av andra aktörer. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som hjälper oss att hantera ekonomin och administrationen som är nödvändig för att arbeta smidigt och säkert.

Föreningen ingår personuppgiftsbiträdesavtal när vi anlitar externa företag för hantering av personuppgifter så som ekonomiadministration, nyckelservice, IT-system, fastighetsförvaltning eller liknande om dessa behandlar personuppgifter för vår räkning. Genom avtalen ser vi till att våra personuppgiftsbiträden bara använder personuppgifter som behövs för att fullfölja de uppdrag som vi gett dem.

Föreningen använder fortlöpande dessa personuppgiftsbiträden:

HSB – Ekonomiska uppgifter

HSB – Fastighetsförvaltning

När tar vi bort uppgifter?
Så snart ett ärende är hanterat eller då en medlem har lämnat föreningen tas personuppgifter som inte måste behållas enligt lag bort. 

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har den registrerade rätt att begära att föreningen i vissa fall raderar, rättar eller slutar behandla personuppgifter samt att få ut kopia av sina personuppgifter.

Om ni har fler frågor rörande personuppgiftshantering kan ni vända er till styrelsen. begäran måste komma skriftligt på papper med er underskrift.